Das Problem
Der Kunde betreibt mehrere Pflegeeinrichtungen und betreut intensivpflegebedürftige Patienten. Ein Aspekt dieser Aufgabe ist es, in Abstimmung mit Hausärzten die medizinische Versorgung zu gewährleisten. Hierfür wiederum ist die rechtzeitige Beantragung und Weiterleitung von ärztlichen Versorgungen ein elementarer Bestandteil.
Dieser Prozess lief folgendermaßen ab: Eine Verwaltungskraft führt eine Liste mit allen Verordnungen aller Patienten inklusive der jeweiligen Ablaufdaten. Sie muss also ständig die Liste im Blick haben, um ablaufende Verordnungen rechtzeitig zu erkennen. Dies wurde über Excel umgesetzt. Sobald sie bemerkt, dass eine Verordnung bald ablaufen wird, sendet sie 10 Tage, 5 Tage und 3 Tage vor Ablauf der Frist eine Mail mit einer Erinnerung an die jeweilige Betreuungseinrichtung des Patienten. Nach erfolgreicher Neuerstellung einer Verordnung legt sie dieses neue Dokument wieder ab, trägt die aktualisierten Daten in die Liste ein und beginnt den Ablauf von vorne.
Bei einer dreistelligen Anzahl von betreuten Patienten stellt dies natürlich einen erheblichen und äußerst kleinteiligen Arbeitsaufwand dar, zudem können einzelne Fehler aus Flüchtigkeit (Datum vertippt, Fälligkeit übersehen) zu schwerwiegenden Konsequenzen führen, da ohne eine Verordnung die Rechtsgrundlage der Behandlungsleistungen wegfällt.
Die Lösung
Da es sich hierbei um einen klar strukturierten und sich wiederholenden Prozess mit festen Faktoren handelt, lag die Lösung mithilfe einer Automation auf der Hand. Die Verwaltungskraft scannt nun nur noch die neue Verordnung ein, unter Zuhilfenahme eines intelligenten Dokumentenmanagements wird das Dokument direkt korrekt abgelegt und ausgelesen. Die ausgelesenen Daten werden in die Liste eingetragen. Eine weitere Automation erkennt Fälligkeiten zu den vordefinierten Zeitpunkten 10 Tage, 5 Tage und 3 Tage vor Ablauf der Frist und sendet automatisiert eine Erinnerungsmail an die zugewiesene Betreuungseinrichtung ab. Durch ein klares Log (alle Schritte werden protokolliert) ist zudem eine vollständige Transparenz des Informationsflusses gewährleistet.
Da sich diese Automation nahtlos in bestehende System einsetzen lässt, ist zudem eine manuelle Kontrolle jederzeit möglich.
