Das Problem / Szenario
Ein mittelständisches Unternehmen aus der Baubranche mit rund 120 Mitarbeitern arbeitet parallel an zehn bis fünfzehn Baustellen. Jede Baustelle erzeugt täglich Berichte zu Personal-, Geräte- und Materialeinsatz sowie zu Wetter- und Leistungsdaten – essenziell für die Nachkalkulation und die Abrechnung:
Handschriftliche Berichte – Bauarbeiter füllten Tagesberichte auf Papier aus.
Unklare Abgabefristen – Manche Berichte trafen erst Tage später im Büro ein.
Uneinheitliches Format – Freitextangaben, fehlende Positionsnummern und unterschiedliche Abkürzungen erschwerten die Auswertung.
Folge: Das Projektcontrolling musste Vorgänge nachrecherchieren, Nachkalkulationen verzögerten sich und das Management traf Entscheidungen auf Basis lückenhafter Daten.
Die Lösung
Digitales Tagesbericht-Formular
Responsives Webformular, optimiert für Smartphones und Tablets.
Pflichtfelder (Personal, Geräte, Material) verhindern unvollständige Angaben.
Mobile Datenerfassung auf der Baustelle
Bauarbeiter scannen einen QR-Code am Container, loggen sich ein und erfassen den Bericht direkt auf der Baustelle – auch offline.
Daten synchronisieren sich automatisch, sobald Netz verfügbar ist.
Automatische Ablage & Workflows
Sofortige Übertragung in die projektspezifische Akte.
Bericht-PDF wird versioniert abgelegt und ist für Bauleitung, Controlling und Kundenkontakt abrufbar.
Ein zentrales Echtzeit-Dashboard aktualisiert sich minütlich und zeigt Soll-/Ist-Abweichungen.
Erinnerungs-Bot
Bot prüft täglich um 17 Uhr, ob für jede offene Baustelle ein Bericht vorliegt.
Fehlt er, erhält der Bauarbeiter eine Push-Nachricht; nach 24 Stunden geht eine Eskalationsmeldung an die Bauleitung.
Dank des digitalen Tagesbericht-Systems liegen sämtliche Baustellenberichte spätestens am Folgetag vollständig digital vor, ohne dass Papier, Scans oder manuelle Ablagen nötig sind. Das Controlling kann dadurch in Echtzeit auf verlässliche Daten zugreifen, Margenabweichungen früh erkennen und Nachkalkulationen zügig abschließen, während das einheitliche Format rechtssichere Nachweise für Nachtragsverhandlungen liefert. Auf der Baustelle selbst hat die Lösung Akzeptanz gefunden, weil Poliere ihre Berichte nun in weniger als fünf Minuten erfassen können.
