Der Kunde
Der Kunde Die HTW GmbH aus Regensburg ist Gastgeber, Gastronomen, Caterer, Veranstalter, Spielstättenbetreiber, Eventagentur, Anbieter von Tagungs- und Co-Working Räumlichkeiten, Berater für Förderungsmanagement und vieles mehr. In Regensburg betreibt sie die Restaurants Degginger und den Prüfeninger Schlossgarten, mit 1.000 Sitzplätzen und Veranstaltungen für bis zu 5.000 Personen einer der größten Biergärten und Eventlocations der Region.
Das Problem
Die HTW GmbH ist eine sehr schnell gewachsene Firma. Angefangen als kleines Cafe, ist sie nun mitten im Mittelstand mit Millionenumsatz angekommen. Die Datenorganisationsstrukturen konnten aber dem rasanten Wachstum nicht immer mithalten.
Wenngleich es bereits ernsthafte Bemühungen gab, Dokument-, Daten und Informationsverwaltung durch den Einsatz von Google Drive zu zentralisieren, erwies sich die praktische Umsetzung bisher immer nicht vollends zufriedenstellend. Sei es durch mangelnde Mitarbeit der Angestellten, hervorgerufen durch unklare Anweisungen wie das System zu gebrauchen sei oder scheinbar banale Gründe wie kein klares Dokumentbennungskonzept: Eine vollständige und einfach zu navigierende Ablage konnte nie realisiert werden, was im laufenden Geschäft oftmals zu Frustration führte.
Der Geschäftsführer sucht im Gespräch mit einem Kunden eine Visualisierung, um ein Event besser präsentieren zu können. Er findet sie aber nicht, was zu einem peinlichen Moment führt und seine Kompetenzwirkung untergräbt.
Ein wichtiger Bestandteil der HTW als Veranstalter und Location ist natürlich ein klar geführter Kalender bzw. Anfragenliste. Obwohl theoretisch vorhanden, nutzen vereinzelte Mitarbeiter nicht die globale Anfragenliste, sondern alternative (lokale) Kalender oder sogar Notizbücher. So kann niemand im Verkauf sicher sein, dass der Termin, den er oder sie gerade vorschlagen, nicht doch bereits von einem anderen Mitarbeiter vorgeschlagen oder reserviert wurde.
Ein weiteres Problem ist auch die erforderliche und erwartete Flexibilität des Geschäftes: Entscheidungen müssen oft zeitnah getroffen werden, auch am Wochenende. Hier kam es oftmals zu einem Flaschenhals, da Informationen nicht global zugänglich waren.
Es war wirklich schwierig, bei uns schnell Informationen zu finden. Aber Ordnung in alles zu bringen, da fehlt mir einfach im Alltag die Zeit.
Werner Zapf, Geschäftsführer HTW GmbH
Die Lösung
Bei der HTW GmbH funktioniert die interne als auch große Teile der externen Kommunikation über einen Messengerdienst. Wir haben uns also gemeinsam mit dem Kunden dafür entschieden, diesen Messengerdiesnt als Kanal zu nutzen, über den Informationen erhalten werden.
In der Praxis wurde von uns ein Bot eingerichtet, mit dem beispielsweise der Geschäftsführer chatten kann. Dieser Bot ist mit einem individuell erstellten K.I.-Agenten verknüpft, der Zugriff auf die Unternehmensdokumente und Daten hat, und damit an ihn gestellte Fragen im Unternehmenskontext beantworten kann.
Konkret: Der Geschäftsführer fragt den Bot „Wie hoch war das Angebot an Kunden XY beim letzten Mal.“ Statt nun mühsam die Rechnung raussuchen zu müssen, beantwortet der Bot die Frage direkt im Chat.
Gerade diese Unmittelbarkeit und ständige Verfügbarkeit verschafft der HTW einen unglaublichen Vorteil, etabliert einen reibungsloseren Ablauf und erhöht die Zufriedenheit der Belegschaft, die vorher deutlich unter der nicht ausgereiften Methode (bzw. „Nicht-Methode“) gelitten hat.
